FAQ - Elekronische Rechnungen

Ist die Meldung eines Empfängerkodex sinnvoll?

Wird ein Empfängerkodex (oder eine PEC) beim SDI hinterlegt, dann gehen alle Einkaufsrechnung dort ein, unabhängig davon was der Lieferant angibt (Empfängerkodex, PEC, 0000000). Deshalb ist die Hinterlegung des Empfängerkodex zu empfehlen.

Allerdings kann nur ein Empfängerkodex gemeldet werden, weshalb dessen Hinterlegung bei Betrieben mit mehreren Tätigkeiten, welche von mehreren Verbänden oder Steuerberatern betreut werden, nicht gut funktioniert. Eine Möglichkeit ist die Hinterlegung der PEC des Mitgliedes, welches die Rechnungen dann verteilt. Alternativ dazu kann der Empfängerkodex eines Steuerberaters hinterlegt werden, der dann die Rechnungen an die anderen weiterleitet.

Kann in der elektronischen Rechnung eine beliebige PEC (oder Empfängerkodex) angegeben werden?

Ja, es kann auch die PEC des Steuerberaters oder eines beliebigen Dritten angeführt werden. Selbstverständlich macht diese Vorgehensweise nur Sinn, wenn beim SDI keine PEC und kein Empfängerkodex fix hinterlegt worden ist.

Was ist bei einer Ablehnung (scarto) einer versendeten Rechnung zu tun?

Die versendete Rechnung gilt als nicht ausgestellt. Die Rechnung kann mit der gleichen Nummer und dem gleichen Datum innerhalb von 5 Tagen ab Ablehnung erneut verschickt werden (nach Korrektur des Fehlers auf einer Kopie der Rechnung).

Nach 5 Tagen muss die Rechnung mit einer neuen Nummer und einem aktuellen Datum versendet werden, wobei allerdings im xml- File auf die ursprüngliche Rechnung Bezug genommen werden muss.

Wie wird eine Rechnung an einen EU-Kunden erstellt?

Rechnungen an EU-Kunden können auch weiterhin in Papierform ausgestellt werden.

In diesem Fall ist monatlich der sog. „esterometro“ einzureichen.

Die Rechnung kann auch im Rechnungsportal elektronisch erstellt und verschickt werden. Man erspart sich die monatliche Meldung. Die Rechnung muss gedruckt und dem Kunden zugeschickt werden. 

Wann darf die MwSt. einer elektronischen Einkaufsrechnung abgezogen werden?

Das Datum auf der Rechnung ist unerheblich.

Die MwSt. darf abgezogen werden, sobald die Rechnung vom SDI zugestellt worden ist, entweder über PEC (PEC des SDI und nicht PEC des Lieferanten) oder an einen Empfängerkodex.

Ohne Zustellung gilt das Datum, an dem Sie in Ihrem geschützten Bereich (Area riservata) bei der Agentur der Einnahmen/SDI die Rechnung eingesehen hat. In diesem Moment erhält der Lieferant eine entsprechende Meldung.

Ist ab 01.01.2019 der MwSt.- Abzug auf Grund einer Rechnung in Papierform möglich?

Nein, der Erhalt der elektronischen Rechnung ist notwendig für den MwSt.- Abzug. Ausnahme bilden die Umsätze, für welche die elektronische Rechnung nicht verpflichtend ist (z.B. EU- Einkäufe oder Importe).

Der Erhalt der Rechnung ist deren Eingang im PEC- Postfach (PEC), im elektronischem Archiv (Empfängerkodex) oder deren Einsichtnahme im persönlichen Postfach bei der AdE (Kodex 0000000).

Kann eine elektronische Rechnung (wie bei den öffentlichen Verwaltungen) abgelehnt werden?

Nein, im Gegensatz zu den öffentlichen Verwaltungen ist eine Ablehnung der Rechnungen nicht vorgesehen. Die Beanstandung (falscher Kunde, Preis, …) erfolgt über andere Kanäle (PEC, E- Mail, Post, Telefon, …).

Wie ist eine Rechnung an einen nicht gewerblichen Verein ohne MwSt. (z.B. Interessentschaften oder Fraktionen im Rahmen ihrer institutionellen Tätigkeit) zu behandeln?

Die elektronische Rechnung wird wie an eine Privatperson ausgestellt. Der Empfängerkodex ist 0000000 und die Rechnung muss auch auf nicht elektronischem Wege übergeben werden.

Prinzipiell muss auch an Kleinstbetriebe im Pauschalsystem (Forfettari/Minimi) eine elektronische Rechnung ausgestellt werden, wobei der Empfängerkodex 0000000 anzugeben ist und eine analoge Rechnung auszuhändigen ist. Ist diese Vorgehensweise verpflichtend?

Ja. Selbstverständlich darf der Kleinstbetrieb im Pauschalsystem seinem Lieferanten seine PEC oder seinen Empfängerkodex mitteilen. In diesem Falle ist die Aushändigung der Rechnung in analoger Form nicht mehr notwendig.

Müssen Kleinstbetriebe im Pauschalsystem (sog. Forfettari und Minimi) 2019 den „Spesometro“ einreichen?

Nein, der „Spesometro“ ist ab 2019 abgeschafft. Der sog. „Esterometro“ wird hingegen für innergemeinschaftliche Umsätze und Einkäufe für Güter und Dienstleistungen ab 2019 zur monatlichen Verpflichtung, es sei denn die Operationen werden mittels elektronischer Rechnung dokumentiert.

Muss für innerbetriebliche Fakturierungen eine elektronische Rechnung ausgestellt werden?

Ja.

Muss für einen Umsatz außerhalb des Anwendungsbereiches der MwSt. (z.B. Art. 2, Art. 15 oder Art. 74 MwSt.- Gesetz) eine elektronische Rechnung ausgestellt werden?

Nein, es genügt eine Quittung. Eine elektronische Rechnung kann für diese Umsätze allerdings freiwillig ausgestellt werden.

In der Folge müssen Leistungen über den Maschinenring nicht elektronisch fakturiert werden. Die Stempelsteuer ist für Beträge über 77,47 € geschuldet und muss innerhalb 30. April des Folgejahres mit Mod. F24 (Kodex 2501) einbezahlt werden.

Wie ist eine Rechnung in Papierform mit Datum 2018 zu behandeln, welche man 2019 erhält?

Die Rechnung mit Datum 2018 in Papierform ist korrekt.

Wie erfolgt die Rechnungslegung an ein Kondominium?

Ein Kondominium wird wie eine Privatperson behandelt. D.h. es ist der Empfängerkodex 0000000 anzugeben und dem Kondominium eine analoge Rechnung auszuhändigen mit dem Hinweis, dass die originale Rechnung sich im persönlichen Postfach bei der Agentur der Einnahmen befindet.

Wie erfolgt die Rechnungslegung für ausländische Kunden?

Es ist der Empfängerkodex XXXXXXX anzugeben und dem Kunden eine analoge Rechnung auszuhändigen.

Elektronische Rechnung an eine bei der Agentur der Einnahmen nicht aufscheinende (falsche) bzw. an eine abgemeldete MwSt.- Nr.?

Scheint die MwSt.- Nr. nicht bei der Agentur der Einnahmen auf, dann wird die Rechnung abgelehnt (Scarto). Rechnungen an eine abgemeldete MwSt.- Position werden angenommen (die Agentur der Einnahmen vorbehält sich Kontrollen).

Innerhalb welcher Zeit muss eine elektronische Rechnung ausgestellt werden?

Grundsätzlich muss eine Rechnung bei Umsatzerbringung, also beispielsweise bei Übergabe der Ware (Ausnahme bei Lieferschein) oder bei Bezahlung der Dienstleistung erfolgen.

Derzeit erlaubt die Agentur der Einnahmen die Rückdatierung für 10 Tage. 

Was gebe ich in der elektronischen Rechnung an, wenn mir mein Kunde weder PEC- Adresse noch Empfängerkodex mitteilt?

Die PEC- Adresse kann unter http://www.inipec.gov.it/cerca-pec gesucht werden. Alternativ dazu wird unter Empfängerkodex 0000000 (7 Mal Null) angegeben, die Rechnung in Papier zugeschickt und der Kunde darauf hingewiesen, dass er das Original der Rechnung unter seinem persönlichen Postfach bei der Agentur der Einnahmen einsehen kann. Sofern der Kunde seinen Empfängerkodes hinterlegt hat, wäre der Versand der Rechnung in analoger Form gar nicht nötig.